Конференции ScotlandCSS и ScotlandJS. Организация

Опубликовано 6/27/2016

В этом году я принимала участие в организации конференций ScotlandCSS и ScotlandJS вместе с замечательным шотландским комьюнити. Это очень интересный опыт — я увидела западную конференцию изнутри (там всё не так) и получила опыт как нигде больше.

Я познакомилась с командой конференции год назад, когда выступала на ScotlandJS 2015, а в этом году мне предложили участие в качестве волонтёра. Я никогда ещё не подходила к западной конференции так близко, и к тому же была единственным неместным членом команды, поэтому для меня всё было очень необычно и очень интересно. Расскажу просто по порядку.

Работа начинается задолго до дня X. Это не первая шотландская конференция, так что нам не понадобилось делать сайт и систему голосования для выбора докладов. Кстати, одна из особенностей этой конференции — все заявки от докладчиков видны участникам конференции, купившим билеты. Участники могут проголосовать, и в программу попадают самые популярные доклады. У организаторов и волонтёров тоже есть право голоса.

Когда все доклады определены, начинается работа со спикерами. Из-за удаленности я не принимала участия в утряске вопросов про зал, отель, еду, но работала с докладчиками. Мы делали 3-дневное мероприятие: 1 день ScotlandCSS и 2 дня — ScotlandJS, поэтому докладчиков было много. С каждым докладчиком мы готовили интервью для публикации на сайте. Докладчиков распределили среди волонтёров, волонтёр сам организовывал интервью. Я использовала Skype для записи, а затем расшифровывала вручную. Расшифровывать очень долго и трудно, тем более что мне достались докладчики с акцентами. Я пробовала различные средства автоматической расшифровки, но из за акцентов и специальной лексики они все бесполезны. Готовое интервью отправлялось на утверждение к докладчику. Я использовала Google Docs, потому что ребята вносили свои правки. Готовые интервью публиковались на сайте конференции.

Вот получившиеся у меня интервью:

В последнем интервью есть даже фото двух котиков.

В Эдинбург я приехала за день до конференции. Работа волонтёра начинается рано утром, да и накануне вечером была общая встреча команды конференции и докладчиков. Мы ходили в кружок кельтских танцев и затем в бар.

Насчёт танцев я волновалась, потому что они явно не в числе моих талантов. Но всё оказалось непринужденно: многие как и я не умели танцевать, а завсегдатаи кружка (шотландские дедушки в килтах) доходчиво всё объясняли. Оказалось несложно. Но видео нет. Наверное, "слава Богу".

Следующиюще 3 дня проходила конференция. Каждое утро команда была на месте в 7:30. На входе для нас уже были расставлены столы и все необходимые вещи лежали там же. Нашей работой было развесить баннеры, разложить по алфавиту бейджи, выложить наклейки.

IMG_2894.jpg

Бейджи несовершеннолетних участников надо было обвести красным маркером. Точно не знаю, зачем это было нужно. Возможно, британское законодательство требует к ним особого обращения. Например, не предлагать алкоголь.

Бейджи мы раздавали участникам, когда они подходили к столу и представлялись. Для меня это было довольно сложно — нужно было очень хорошо слышать, как человек называет своё имя. Причём, некоторые называли имя, а некоторые — фамилию. Хорошо бы сразу знать типичные английские и шотландские имена и фамилии, чтобы быстро соориентироваться. Дело осложняется ещё и тем, что многие имена пишутся не так как слышатся.

Вместе с бейджем мы давали наклейки, листок спонсорской рекламы, объясняли, где находится зал, где туалеты, где можно попить кофе.

Для бейджей участникам предлагалось выбрать цвет веревочки. Стандарный или фиолетовый. Фиолетовый цвет означал несогласие быть на общих фотографиях. Фотограф старался, чтобы такие люди не попали в кадр. А если они попадали, при обработке эти кадры выбраковывались.

Рядом с welcome desk мы установили транспоранты. Один с программой текущего дня конференции (он менялся каждый день).

IMG_2903.jpg

Второй — с code of conduct и инклюзивными принципами конференции.

IMG_2904.jpg

Эта конференция в моём опыте была самая инклюзивная: и по тематике докладов, и по составу участников (были и трансгендеры, и non-binary, все расы, и т.д). Инклюзивности и соблюдению code of conduct придавалось особое внимание. Перед конференцией волонтёры проходили тренинг о предотвращении конфликтных ситуаций, и был целый протокол, как в них действовать, и как команда координируется.

В женском туалете для общего пользования были дезодорант, влажные салфетки, 2 разные пачки тампонов, 2 пачки прокладок. Про мужской туалет ничего не могу сказать, а про женский знаю, что это именно от конференции, потому что сама раскладывала. Так же понадобилось временно убрать всё на 1 час, когда в музее (то же самое здание) была детская экскурсия, чтобы дети не баловались. В целом мне очень понравилась эта идея с вниманием к мелочам. Бюджет на туалетные принадлежности составил меньше 10 фунтов, и у многих людей появилось ощущение заботы о них.

IMG_2902.jpg

У каждого докладчика был свой speaker buddy из числа волонтёров. То есть каждый волонтёр отвечал за нескольких докладчиков. Это очень удобно для организаторов, не нужно держать фокус сразу на всех. Buddy следит за тем, чтобы докладчик вовремя появился на конференции, находит время для проверки его/её слайдов на большом экране, и всячески помогает. Быть speaker buddy несложно, но иногда надо делать неожиданные вещи. Одна из моих спикеров пришла довольно поздно, за 10 минут до своего доклада и с немного осипшим голосом. Она была уверена, что ей поможет горячий чай, поэтому мне пришлось его добыть, а для этого — перевести переговоры с кейтерингом. Сначала они не хотели наливать чай не во время перерыва, ведь организаторы за это не платили. Но в итоге мне удалось их уговорить :-)

Кроме работы со спикерами волонтёры дежурили на входе, у welcome desk. С утра, во время регистрации — все вместе, а в течение конференции — по сменам. Кроме выдачи бейджи для опоздавших, волонтёрам на входе нужно реагировать на нестандартные ситуации. У меня было две запомнившиеся:

Посетительница музея заинтересовалась баннером с принципами конференции. Попросила объяснить ей, что такое "misogyny". Мне кажется, я объяснила.

Второй инцидент был с пакистанской (предположительно) бабушкой, скорее всего тоже пришедшей в музей. Она хотела взять несколько бейджей, ещё ожидавших участников. Но мне удалось обменять их на пустые бейджи и наклейку. Бабушка ушла довольная.

Также дежурные волонтёры обычно координируют команду для решения проблем участников и докладчиков. Люди приходили со своими проблемами на welcome desk. Дежурному нельзя покидать место, но организовать решение проблемы, сообщив нужным членам команды и скоординировав их.

У волонтёров были футболки в цвет конференции, с именем на спине. Каждый день футболка выдавалась новая.

IMG_2900.jpg IMG_2911.jpg IMG_2924.jpg

С размером, хотя мы его определяли удаленно, повезло. И ещё мне понравилось, что логотип впереди был некрупный и не посередине груди.

Мне удалось послушать немного докладов. Те выступления, что выпали на время моих дежурств или работы со спикерами, я пропустила. Но удалось захватить некоторые интересные вещи:

  • Large scale CSS refactoring, Christoph Reinartz
  • Overcoming the challenges of mentoring, Kim Crayton
  • How to ask about gender, Chad Gowler
  • Open open source, Charlotte Spenser

Когда будет доступно видео этих докладов, я обязательно им поделюсь в Твиттере.

Подводя итог, конференция необычная и интересная. Особенно замечательно то, что это мероприятие локального сообщества, а значит - самое место для знакомств, которые вы не сможете завести нигде больше.